Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581). Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC.  Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos, CATALINA SANTA VELEZ, identificada con cédula de ciudadanía número 32.296.989 con domicilio en la ciudad de MEDELLIN (Antioquia), ponen a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por ella para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

La presente política se aplica a toda información personal de los pacientes, clientes, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a CATALINA SANTA VÉLEZ (DERMATÓLOGA ONCÓLOGA).

1. AMBITO DE APLICACIÓN: Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.
2. DEFINICIONES:

–       Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales.

–       Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

–       Encargado del Tratamiento: Persona natural privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento de Datos Personales. 

–       Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente, datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.

–       Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

–       Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información.

–       Gestor de Datos: La asistente de CATALINA SANTA VÉLEZ que realiza el tratamiento a los datos personales. 

–       Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

–       Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

–       Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros los datos relativos al estado civil de las personas a su profesión oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

–       Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

–       Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

–       Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

–       Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.

–       Conducta inequívoca: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el titular de datos personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.

–       Consulta: Proceso mediante el cual el titular de datos personales puede solicitar a CATALINA SANTA VÉLEZ su información personal que reposa en las bases de datos que administra.

–       Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

–       Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.

–       Incidente de Seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable del tratamiento o por su encargado.

–       Reclamo: Proceso mediante el cual los titulares de los datos personales o sus herederos, podrán solicitar a CATALINA SANTA VÉLEZ la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.

NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN

1.    PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al titular.

b) Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CATALINA SANTA VÉLEZ, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados por ellos.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

2.    CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

2.1 Datos sensibles: Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los titulares.

2.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

3.    TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

Los datos personales recolectados serán utilizados por CATALINA SANTA VÉLEZ para el desarrollo de su actividad como dermatóloga oncológica y la relación contractual médico – paciente que la vincula con el titular de datos personales, en caso de existir, y en particular para:

a)    Manejar la historia clínica del paciente.

b)   Prescribir tratamientos médicos.

c)    Realizar o remitir a ayudas diagnósticas.

d)   Informar sobre nuevos productos o servicios.

e)    Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.

f)     Evaluar la calidad de productos o servicios.

g)   Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

h)   Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

i)     Transcripción y cobro de incapacidades.

El responsable y/o el encargado del tratamiento hará uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al titular de datos personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

4.    AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales realizado por CATALINA SANTA VÉLEZ, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.

CATALINA SANTA VÉLEZ, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del titular, sus herederos o representantes legales. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que CATALINA SANTA VÉLEZ recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

a) El responsable del tratamiento y qué datos se recopilan;

b) La finalidad del tratamiento de los datos;

c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular;

d) Si se recopilan datos sensibles.

e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

5.    AVISO DE PRIVACIDAD

CATALINA SANTA VÉLEZ, identificada con cédula de ciudadanía número 32.296.989, en cumplimiento de los términos dispuestos por el Decreto 1377 de 2013 por medio del cual se reglamenta la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y que tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, le informamos que para el ejercicio de nuestras actividades administrativas y comerciales requerimos de su autorización para almacenar y tratar su información personal.

CATALINA SANTA VÉLEZ, identificada con cédula de ciudadanía número 32.296.989, domiciliada en la ciudad de MEDELLIN, es la responsable del tratamiento de sus datos personales y su finalidad principal es la prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados, procedimientos, remisión de información a los titulares relacionados con el objeto ya sea EPS, pólizas o prepagadas, y otras finalidades inherentes a la prestación del servicio en los términos contractuales pactados, siempre velando por las buenas prácticas de las políticas de tratamiento de su información personal.

6.    DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales.

b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a CATALINA SANTA VÉLEZ.

c) Ser informado por CATALINA SANTA VÉLEZ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar consultas ante el responsable o encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 9 de la presente política.

e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.

f) Acceder de manera gratuita a los datos personales que son objeto de tratamiento.

El titular de los datos personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. CATALINA SANTA VÉLEZ no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el titular.

7.    MEDIDAS DE SEGURIDAD

CATALINA SANTA VÉLEZ adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

8.    RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CATALINA SANTA VÉLEZ, será responsable y/o encargada de la recolección y/o del tratamiento de datos personales, conservará la autorización y demás registros almacenados, impidiendo que se deterioren, pierdan, alteren o se usen sin autorización. 

DATOS DE CONTACTO PARA RADICACION DE SOLICITUDES: Los titulares de la información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones escritas dirigida a CATALINA SANTA VÉLEZ a la dirección Calle  7 N. 39-197 Consultorio 1407, Torre Intermedica, en la ciudad de Medellín. Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico Dermatooncologia@gmail.com

9.    SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS

El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es: CATALINA SANTA VÉLEZ

9.1 Consulta. Los titulares de los datos personales o sus herederos podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de CATALINA SANTA VÉLEZ. Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de datos personales. 

*Término para la Atención de Consulta: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 Reclamos: Los titulares de los datos personales o sus herederos, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización. 

*Revocatoria de la autorización: El titular de datos personales o sus herederos podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo a la normativa vigente. 

*Supresión de datos personales: El titular de datos podrá solicitar al responsable y/o encargado del tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CATALINA SANTA VÉLEZ, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.

De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento.

Cuando se reciba un reclamo por parte del titular de datos personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el encargado del tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el gestor de datos responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación. 

Término para la atención de reclamos relativos a datos personales:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del titular de datos personales, el gestor de datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera mayor información le comunicará al titular, dentro de los siguientes 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

NOMBRE: CATALINA SANTA VÉLEZ

DIRECCIÓN: Calle 7 N. 39-197, consultorio 1407, Medellín